1. Ochrona danych osobowych w skrócie

Informacje ogólne

Poniższe informacje stanowią prosty przegląd tego, co dzieje się z Państwa danymi osobowymi podczas odwiedzania naszej strony internetowej. Dane osobowe to wszelkie dane, na podstawie których można Państwa zidentyfikować. Szczegółowe informacje na temat ochrony danych znajdą Państwo w poniższej Polityce prywatności.

Gromadzenie danych na tej stronie internetowej

Kto jest administratorem danych na tej stronie?
Przetwarzaniem danych na tej stronie zajmuje się jej operator. Jego dane kontaktowe znajdują się w sekcji „Informacje o administratorze danych” w niniejszej Polityce prywatności.

W jaki sposób pozyskujemy Państwa dane?
Państwa dane są gromadzone m.in. wtedy, gdy nam je Państwo przekazują. Mogą to być na przykład dane wpisane w formularzu kontaktowym.

Inne dane są gromadzone przez nasze systemy informatyczne automatycznie lub za Państwa zgodą podczas odwiedzania strony. Są to przede wszystkim dane techniczne (np. rodzaj przeglądarki internetowej, system operacyjny czy godzina wywołania strony). Rejestracja tych danych następuje automatycznie w momencie wejścia na stronę.

W jakim celu przetwarzamy Państwa dane?
Część danych jest gromadzona w celu zapewnienia bezbłędnego funkcjonowania strony. Inne mogą być użyte do analizy zachowań użytkowników. Jeśli za pośrednictwem strony istnieje możliwość zawarcia umów lub podjęcia działań przedumownych, przekazane dane są przetwarzane w celu obsługi ofert, zamówień i zapytań ofertowych.

Jakie prawa przysługują Państwu w odniesieniu do własnych danych?
Mają Państwo w każdej chwili prawo do nieodpłatnego uzyskania informacji o pochodzeniu, odbiorcach i celu przechowywania Państwa danych osobowych. Przysługuje Państwu również prawo żądania sprostowania lub usunięcia tych danych. Jeśli wyrazili Państwo zgodę na przetwarzanie danych, mogą ją Państwo w dowolnym momencie wycofać ze skutkiem na przyszłość. W określonych przypadkach mają Państwo prawo żądać ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych. Ponadto przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.

W sprawach związanych z powyższymi prawami oraz w przypadku innych pytań dotyczących ochrony danych osobowych, mogą Państwo w każdej chwili się z nami skontaktować.

Narzędzia analityczne i rozwiązania podmiotów trzecich

Na tej stronie internetowej nie stosujemy żadnych narzędzi analitycznych ani śledzących podmiotów trzecich i nie używamy plików cookie do pomiaru zasięgów; nie tworzymy też profili użytkowników. Jedynie po stronie serwera anonimowo zliczamy, ile razy wyświetlono poszczególne strony tej witryny, naszych bezpłatnych poradników oraz strefy kursów, a także ile razy wysłano formularze (zamówienie poradnika, zapis na newsletter, zapytanie kontaktowe, prośba o termin, przejście do kasy, zakończony zakup) – jako prostą liczbę dla każdego dnia i zdarzenia (liczniki dzienne), bez plików cookie, bez zapisywania Państwa adresu IP i bez odniesienia do Państwa osoby. Aby nie liczyć wyszukiwarek, innych programów ani podglądów linków, sprawdzamy identyfikator przeglądarki i ustawienie języka, które Państwa przeglądarka i tak przesyła przy każdym wywołaniu strony; tych informacji nie zapisujemy.

Ponadto odnotowujemy w przybliżeniu, skąd pochodzi wizyta. W tym celu z adresu strony odsyłającej, który przesyła Państwa przeglądarka (tzw. referrer), wyprowadzamy jedynie krótkie oznaczenie – na przykład „google” lub „linkedin”, a gdy brak strony odsyłającej: „direkt” (wejście bezpośrednie) – albo przejmujemy oznaczenie kampanii z otwartego linku (np. „?via=…” lub „utm_source”). Pełnego adresu, wyszukiwanych haseł ani identyfikatorów kliknięć (takich jak gclid czy fbclid) nie zapisujemy. Oznaczenie trafia do liczników dziennych, a w obrębie naszej witryny i strefy kursów jest przekazywane w adresie linków prowadzących do stron kursów, rezerwacji terminu, sprawdzenia terminów i poradników. Jeśli wyślą Państwo formularz (poradnik, newsletter, formularz kontaktowy, prośba o termin) lub kupią kurs, zapisujemy oznaczenie razem z tymi danymi i przez ten sam okres; przy zakupie przekazujemy je wraz z danymi zamówienia również naszemu dostawcy usług płatniczych Stripe (punkt 5).

Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w ustaleniu, które strony, poradniki i oferty cieszą się zainteresowaniem oraz jakimi drogami trafiają do nas zainteresowane osoby (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Nie uzyskujemy przy tym dostępu do Państwa urządzenia końcowego – niczego na nim nie zapisujemy ani z niego nie odczytujemy – dlatego § 25 TDDDG nie ma tu zastosowania. Analizę skuteczności naszych newsletterów opisujemy w punkcie 7. Zintegrowane są wyłącznie usługi, które są absolutnie niezbędne do działania strony – szczegółowo wymieniamy je w dalszej części niniejszej deklaracji.

2. Hosting

Nasza strona internetowa utrzymywana jest na serwerach następującego dostawcy: Hostinger.

Hosting zewnętrzny

Ta strona jest hostowana zewnętrznie. Dane osobowe gromadzone na tej stronie są zapisywane na serwerach podmiotu świadczącego usługi hostingowe. Obejmują one w szczególności adresy IP, zapytania kontaktowe, metadane i dane komunikacyjne, dane umowne, dane kontaktowe, imiona i nazwiska, dane o dostępie do strony oraz inne informacje generowane za jej pośrednictwem.

Korzystanie z hostingu zewnętrznego odbywa się w celu realizacji umów z naszymi potencjalnymi i obecnymi klientami (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz w interesie bezpiecznego, szybkiego i wydajnego świadczenia naszej oferty online przez profesjonalnego dostawcę (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Jeżeli zażądano odpowiedniej zgody, przetwarzanie opiera się wyłącznie na art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz właściwych przepisach (w tym niemieckiej ustawy TDDDG), o ile zgoda ta obejmuje zapisywanie plików cookie lub dostęp do informacji w urządzeniu końcowym użytkownika (np. device fingerprinting). Zgodę można odwołać w dowolnym momencie.

Nasz dostawca hostingu będzie przetwarzać Państwa dane tylko w zakresie niezbędnym do wypełnienia swoich obowiązków serwisowych i będzie ściśle przestrzegać naszych instrukcji dotyczących tych danych.

Korzystamy z usług następującego hostera: Hostinger

3. Informacje ogólne i obowiązkowe

Ochrona danych osobowych

Operatorzy tej strony traktują ochronę Państwa danych osobowych z najwyższą powagą. Państwa dane osobowe traktujemy poufnie, zgodnie z ustawowymi przepisami o ochronie danych oraz niniejszą Polityką prywatności.

Podczas korzystania z naszej strony internetowej gromadzone są różne dane osobowe. Dane osobowe to informacje pozwalające na Państwa osobistą identyfikację. Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, jakie dane gromadzimy i do czego je wykorzystujemy, a także jak i w jakim celu się to odbywa.

Zwracamy uwagę, że transmisja danych w internecie (np. podczas komunikacji za pośrednictwem poczty e-mail) może być narażona na luki w bezpieczeństwie. Całkowita ochrona danych przed dostępem osób trzecich nie jest technicznie możliwa.

Informacje o administratorze danych osobowych

Administratorem odpowiedzialnym za przetwarzanie danych na tej stronie jest:

Thomas Tergan
Großenhainer Straße 98
01127 Dresden, Niemcy

Telefon: +49 176 20085225
E-mail: info@sustainabim.com

Administrator to osoba fizyczna lub prawna, która samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych (np. imion, nazwisk, adresów e-mail itp.).

Okres retencji (przechowywania) danych

O ile w niniejszej Polityce prywatności nie określono bardziej szczegółowego okresu przechowywania, Państwa dane osobowe pozostaną u nas do momentu, w którym cel ich przetwarzania przestanie obowiązywać. Jeśli złożą Państwo uzasadniony wniosek o usunięcie danych lub cofną zgodę na ich przetwarzanie, Państwa dane zostaną usunięte, chyba że istnieją inne prawnie dopuszczalne powody ich przechowywania (np. okresy retencji wynikające z prawa podatkowego lub handlowego); w tym ostatnim przypadku usunięcie następuje po ustaniu tych powodów.

Ogólne informacje o podstawach prawnych przetwarzania danych

Jeśli wyrazili Państwo zgodę na przetwarzanie danych, przetwarzamy Państwa dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO (jeśli przetwarzane są szczególne kategorie danych w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO). W przypadku wyraźnej zgody na transfer danych do państw trzecich, przetwarzanie opiera się na art. 49 ust. 1 lit. a RODO. Jeśli wyrazili Państwo zgodę na zapisywanie plików cookie lub dostęp do informacji w Państwa urządzeniu (np. device fingerprinting), przetwarzanie opiera się dodatkowo na § 25 ust. 1 TDDDG (niemiecka ustawa o ochronie danych w usługach cyfrowych). Zgoda ta może zostać wycofana w dowolnym momencie. Jeśli Państwa dane są niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań przedumownych, przetwarzamy je na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Ponadto przetwarzamy Państwa dane, gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Przetwarzanie może również opierać się na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). O konkretnych podstawach prawnych w danym przypadku informujemy w kolejnych sekcjach niniejszej Polityki prywatności.

Odbiorcy danych osobowych

W ramach naszej działalności gospodarczej współpracujemy z podmiotami zewnętrznymi. Czasami wymaga to udostępnienia im danych osobowych. Przekazujemy dane podmiotom zewnętrznym tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do realizacji umowy, gdy obliguje nas do tego prawo (np. przekazanie danych organom podatkowym), gdy mamy w tym prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) lub gdy pozwala na to inna podstawa prawna. Korzystając z podmiotów przetwarzających (tzw. procesorów), przekazujemy dane osobowe wyłącznie na podstawie wiążącej umowy powierzenia przetwarzania danych. W przypadku wspólnego administrowania zawierana jest umowa o współadministrowaniu.

Konkretnie współpracujemy z następującymi dostawcami usług:

• Hostinger (hosting, baza danych, serwer pocztowy) – Hostinger International Ltd., Cypr
• Stripe (operator płatności) – Stripe Payments Europe, Ltd., Irlandia
• Bunny Stream (hosting i streaming materiałów wideo dla kursów) – BunnyWay d.o.o., Słowenia
• Google (kalendarz do zarządzania spotkaniami, Google Meet do rozmów wideo) – Google Ireland Limited, Irlandia
• WhatsApp (kanał pytań w ramach wsparcia „Kein Groschengrab”, tylko jeśli Państwo z niego korzystają) – WhatsApp Ireland Limited, Irlandia
• Usługa przechowywania danych w chmurze (podmiot przetwarzający; wymiana dokumentów w ramach wsparcia „Kein Groschengrab”) – dostawcę wskażemy Państwu na początku wsparcia
• OpenStreetMap Foundation (moduł mapy internetowej, ładowany wyłącznie po kliknięciu) – Wielka Brytania

Ponadto przekazujemy dane naszemu doradcy podatkowemu oraz organom skarbowym, o ile wymagają tego przepisy prawa.

Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych

Wiele operacji przetwarzania danych jest możliwych tylko za Państwa wyraźną zgodą. Mogą Państwo w każdej chwili wycofać już udzieloną zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Prawo do sprzeciwu wobec gromadzenia danych w szczególnych sytuacjach oraz wobec marketingu bezpośredniego (art. 21 RODO)

JEŚLI PRZETWARZANIE DANYCH ODBYWA SIĘ NA PODSTAWIE ART. 6 UST. 1 LIT. E LUB F RODO, MAJĄ PAŃSTWO PRAWO W DOWOLNYM MOMENCIE WNIEŚĆ SPRZECIW – Z PRZYCZYN ZWIĄZANYCH Z PAŃSTWA SZCZEGÓLNĄ SYTUACJĄ – WOBEC PRZETWARZANIA DOTYCZĄCYCH PAŃSTWA DANYCH OSOBOWYCH; DOTYCZY TO RÓWNIEŻ PROFILOWANIA NA PODSTAWIE TYCH PRZEPISÓW. ODPOWIEDNIĄ PODSTAWĘ PRAWNĄ PRZETWARZANIA MOŻNA ZNALEŹĆ W NINIEJSZEJ POLITYCE PRYWATNOŚCI. W PRZYPADKU WNIESIENIA SPRZECIWU PRZESTANIEMY PRZETWARZAĆ PAŃSTWA DANE OSOBOWE, CHYBA ŻE WYKAŻEMY ISTNIENIE WAŻNYCH PRAWNIE UZASADNIONYCH PODSTAW DO PRZETWARZANIA, NADRZĘDNYCH WOBEC PAŃSTWA INTERESÓW, PRAW I WOLNOŚCI, LUB GDY PRZETWARZANIE SŁUŻY USTALENIU, DOCHODZENIU LUB OBRONIE ROSZCZEŃ PRAWNYCH (SPRZECIW NA MOCY ART. 21 UST. 1 RODO).

JEŚLI PAŃSTWA DANE OSOBOWE SĄ PRZETWARZANE W CELACH MARKETINGU BEZPOŚREDNIEGO, MAJĄ PAŃSTWO PRAWO W DOWOLNYM MOMENCIE WNIEŚĆ SPRZECIW WOBEC PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W TAKIM CELU; DOTYCZY TO RÓWNIEŻ PROFILOWANIA, W ZAKRESIE W JAKIM JEST ONO POWIĄZANE Z TAKIM MARKETINGIEM. JEŚLI WNIOSĄ PAŃSTWO SPRZECIW, PAŃSTWA DANE OSOBOWE NIE BĘDĄ JUŻ WYKORZYSTYWANE DO CELÓW MARKETINGU BEZPOŚREDNIEGO (SPRZECIW NA MOCY ART. 21 UST. 2 RODO).

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

W przypadku naruszenia przepisów RODO, osoby, których dane dotyczą, mają prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, w szczególności w państwie członkowskim swojego zwykłego pobytu, swojego miejsca pracy lub miejsca domniemanego naruszenia. Prawo to obowiązuje bez uszczerbku dla innych administracyjnych lub sądowych środków ochrony prawnej.

Prawo do przenoszenia danych

Mają Państwo prawo do otrzymania danych, które przetwarzamy w sposób zautomatyzowany na podstawie Państwa zgody lub w celu realizacji umowy, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Mogą Państwo również zażądać przesłania tych danych innemu administratorowi, o ile jest to technicznie wykonalne.

Dostęp do danych, ich sprostowanie i usunięcie

W ramach obowiązujących przepisów prawa mają Państwo w dowolnym momencie prawo do bezpłatnej informacji na temat przechowywanych danych osobowych, ich pochodzenia i odbiorców oraz celu ich przetwarzania. Mają Państwo również prawo żądać ich sprostowania lub usunięcia. W przypadku pytań dotyczących tego tematu mogą Państwo w każdej chwili się z nami skontaktować.

Prawo do ograniczenia przetwarzania

Mają Państwo prawo zażądać ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych. Prawo to przysługuje w następujących przypadkach:

• Gdy kwestionują Państwo prawidłowość swoich danych osobowych – z reguły potrzebujemy czasu na ich weryfikację. Na czas tej weryfikacji mają Państwo prawo żądać ograniczenia przetwarzania.
• Gdy przetwarzanie Państwa danych było/jest niezgodne z prawem – zamiast usunięcia mogą Państwo zażądać ograniczenia przetwarzania.
• Gdy my nie potrzebujemy już Państwa danych, ale są one Państwu niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
• Jeśli wnieśli Państwo sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 RODO – należy rozważyć, czyje interesy (Państwa czy nasze) są nadrzędne. Dopóki nie zostanie to ustalone, mogą Państwo zażądać ograniczenia przetwarzania.

Gdy przetwarzanie zostało ograniczone, takie dane – z wyjątkiem ich przechowywania – mogą być przetwarzane wyłącznie za Państwa zgodą lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

Szyfrowanie SSL/TLS

Ze względów bezpieczeństwa oraz w celu ochrony transmisji poufnych treści – takich jak zamówienia czy zapytania przesyłane do nas jako operatora strony – strona ta korzysta z szyfrowania SSL (Secure Socket Layer) lub TLS (Transport Layer Security). Zaszyfrowane połączenie można rozpoznać po tym, że pasek adresu przeglądarki zmienia się z „http://” na „https://” oraz po ikonie kłódki w pasku przeglądarki.

Gdy szyfrowanie jest aktywne, dane przekazywane do nas nie mogą zostać przechwycone i odczytane przez osoby trzecie.

4. Gromadzenie danych na tej stronie

Logi serwera (pliki dziennika)

Nasz dostawca usług hostingowych automatycznie zbiera i przechowuje informacje w tak zwanych logach serwera, które Państwa przeglądarka przesyła do nas automatycznie. Obejmują one: typ i wersję przeglądarki, używany system operacyjny, URL strony odsyłającej (Referrer URL), nazwę hosta komputera uzyskującego dostęp, czas zapytania do serwera oraz adres IP.

Te dane nie są łączone z innymi źródłami danych. Ich gromadzenie opiera się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Administrator strony posiada prawnie uzasadniony interes w technicznie bezbłędnej prezentacji i optymalizacji swojej witryny – co wymusza konieczność rejestrowania plików dziennika.

Ciasteczka (Pliki cookie)

Nasza strona internetowa używa tzw. „ciasteczek”. Cookies to małe pakiety danych, które nie wyrządzają żadnych szkód na Państwa urządzeniu. Są one przechowywane w urządzeniu tymczasowo na czas trwania sesji (tzw. ciasteczka sesyjne) lub na stałe (tzw. ciasteczka stałe).

Wykorzystujemy wyłącznie pliki cookie niezbędne do prawidłowego funkcjonowania technicznego strony. Nie stosujemy ciasteczek w celach analitycznych, reklamowych ani do śledzenia (tracking), a żadne dane nie są przekazywane podmiotom trzecim. Z tego powodu nasza strona nie wymaga uciążliwego „banera zgody” na cookies (cookie banner).

Konkretnie stosujemy następujący plik:

• sb_kurse – ciasteczko logowania do platformy kursów pod adresem kurse.sustainabim.com. Przechowuje podpisany kryptograficznie identyfikator użytkownika oraz adres e-mail, utrzymując stan zalogowania. Czas wygaśnięcia: 30 dni. Jest aktywowane wyłącznie w momencie logowania i zabezpieczone przed odczytem przez skrypty (flaga httpOnly). Zostaje usunięte po kliknięciu przycisku „Wyloguj”.

Przechowywanie tego ciasteczka odbywa się na podstawie § 25 ust. 2 pkt 2 TDDDG, ponieważ jest ono absolutnie konieczne do świadczenia usługi, o którą Państwo wyraźnie prosili (dostęp do zakupionych materiałów szkoleniowych). Związane z tym przetwarzanie danych opiera się na art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Formularz kontaktowy

Jeśli wyślą Państwo do nas zapytanie za pomocą formularza kontaktowego, dane w nim zawarte (wraz z podanymi danymi kontaktowymi) zostaną zachowane w celu obsługi Państwa prośby oraz ewentualnych pytań dodatkowych. Tych danych nie udostępniamy bez Państwa zgody.

Przesyłane są: imię i nazwisko, adres e-mail, opcjonalnie numer telefonu, rola oraz dane obiektu, jeśli zostały podane, a także treść wiadomości; dodatkowo krótkie oznaczenie źródła wizyty (zob. punkt 1) oraz język strony, na której wypełnili Państwo formularz.

Państwa dane są najpierw zapisywane w naszej bazie danych, a dopiero potem doręczane na naszą skrzynkę pocztową info@sustainabim.com; z reguły na wskazany adres wysyłane jest dodatkowo potwierdzenie odbioru. Jedynym celem tego zapisu jest niezawodna obsługa Państwa zapytania: zapewnia on, że zapytanie do nas dotrze także wtedy, gdy wysyłka e-maili chwilowo zawiedzie – automatyczny proces doręcza je wówczas później. W tym celu odnotowujemy również, czy i kiedy obie wiadomości zostały doręczone oraz ile było prób doręczenia.

W celu zabezpieczenia się przed automatycznym masowym spamem, limitujemy ilość zapytań wysyłanych przez jednego nadawcę. Z tego powodu Państwa adres IP nie jest przechowywany w formie jawnej (tekstowej), lecz przetrzymywany maksymalnie przez godzinę jako jednokierunkowy skrót kryptograficzny (hash SHA-256). Formularz zawiera również niewidoczne pole (tzw. honeypot), które wypełniają wyłącznie złośliwe skrypty i boty, oraz podpisany znacznik czasu (bez plików cookie). Jeśli zapytanie wskazuje na takie nadużycie – np. dlatego, że brakuje znacznika czasu – i tak przekazujemy je do siebie, ale nie wysyłamy potwierdzenia odbioru, aby za pośrednictwem naszego formularza nie trafiały e-maile do osób postronnych; tak samo postępujemy, gdy na ten sam adres lub łącznie wysłano właśnie wyjątkowo dużo potwierdzeń.

Przetwarzanie tych danych – w tym ich zapis w naszej bazie danych – odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, o ile zapytanie wiąże się z wykonaniem umowy lub jest konieczne do podjęcia działań przed zawarciem umowy. W pozostałych przypadkach przetwarzanie opiera się na naszym prawnie uzasadnionym interesie, jakim jest skuteczna obsługa kierowanych do nas zapytań (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) lub na Państwa zgodzie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), jeśli zostali Państwo o nią poproszeni; zgoda ta może być w każdej chwili odwołana.

Rekord zapisany w naszej bazie danych usuwamy automatycznie sześć miesięcy po wpłynięciu zapytania. Poza tym dane wprowadzone w formularzu kontaktowym pozostają u nas do momentu, w którym zażądają Państwo ich usunięcia, cofną zgodę na ich przechowywanie lub gdy cel ich przechowywania przestanie istnieć (np. po rozpatrzeniu sprawy); dotyczy to w szczególności wiadomości e-mail w naszej skrzynce pocztowej, którą wywołało Państwa zapytanie. Bezwzględnie obowiązujące przepisy ustawowe – w szczególności okresy retencji nałożone prawem – pozostają nienaruszone.

Kontakt za pośrednictwem e-mail lub telefonu

Jeśli kontaktują się Państwo z nami za pośrednictwem poczty e-mail lub telefonu, zapytanie to, w tym wszystkie wynikające z niego dane osobowe (imię, nazwisko, zapytanie), są u nas przechowywane i przetwarzane w celu rozwiązania Państwa sprawy. Danych tych nie przekazujemy bez Państwa zgody.

Przetwarzanie tych danych opiera się na art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli Państwa wniosek wiąże się z wykonaniem umowy lub działaniami przedumownymi. W przeciwnym razie opiera się to na naszym prawnie uzasadnionym interesie w skutecznej obsłudze takich zapytań (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) lub na Państwa wyraźnej zgodzie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Dane przesłane do nas za pośrednictwem tego typu zgłoszeń pozostają w naszej firmie, aż do momentu zażądania usunięcia, odwołania zgody na przechowywanie lub do momentu, w którym cel ich przechowywania zniknie.

Rezerwacja terminów spotkań

Poprzez nasz kalendarz na stronie mogą Państwo poprosić o wideokonferencję, rozmowę telefoniczną lub spotkanie na obiekcie (wizję lokalną). W trakcie rezerwacji przetwarzamy: imię i nazwisko, adres e-mail, preferowany termin, rodzaj spotkania, a w zależności od formy wybranego kontaktu – numer telefonu lub adres obiektu oraz krótki opis sprawy (w polu tekstowym). Te informacje są zapisywane w naszej bazie danych.

Przetwarzanie to służy realizacji działań przedumownych podejmowanych na Państwa żądanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Bez tych danych nie jesteśmy w stanie zrealizować spotkania.

Integracja z usługami Google: Do zarządzania kalendarzem spotkań wykorzystujemy Google Calendar. Już podczas wyświetlania dostępnych slotów, odpytujemy infrastrukturę Google o nasz grafik – na tym etapie Państwa dane nie są do nich przesyłane. Dopiero gdy potwierdzimy rezerwację z naszej strony, tworzone jest wydarzenie w kalendarzu zawierające Państwa imię, nazwisko, e-mail, rodzaj spotkania i podane dane obiektu lub numer telefonu. W przypadku spotkań online, Google dodatkowo generuje link do Google Meet. Dostawcą usługi jest Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia. Nie możemy wykluczyć przesyłania części danych do USA; Google posiada jednak certyfikację w ramach ram ochrony danych UE-USA (Data Privacy Framework). Szczegóły: policies.google.com/privacy.

Dla każdego poprawnie zapisanego spotkania otrzymają Państwo e-mail z potwierdzeniem oraz linkiem umożliwiającym jego samodzielne anulowanie. Jeśli termin zostanie odwołany przez nas lub przez Państwa, wpis w kalendarzu zostaje usunięty. Wnioski o rezerwację są kasowane, gdy przestają być niezbędne do nawiązania współpracy, najpóźniej po upływie ustawowych okresów retencji danych.

Indywidualne wsparcie „Kein Groschengrab”

„Kein Groschengrab” to 12-tygodniowe indywidualne wsparcie dla prywatnych właścicieli starszych budynków; jest prowadzone w języku niemieckim. Nie zamawia się go przez stronę internetową. Na początku odbywa się bezpłatna rozmowa wstępna (wideo lub telefon), o którą mogą Państwo poprosić na naszej stronie rezerwacji terminów (zob. „Rezerwacja terminów spotkań”); jeśli wybiorą tam Państwo to wsparcie jako powód rozmowy, odnotujemy to przy Państwa zapytaniu. Podczas rozmowy wstępnej i po niej sprawdzamy, czy wsparcie pasuje do Państwa przedsięwzięcia (ocena dopasowania). Jeśli tak, otrzymają Państwo od nas ofertę.

Jakie dane: Państwa dane kontaktowe (imię i nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu) oraz adres budynku; informacje przekazane w rozmowie wstępnej i w ramach oceny dopasowania (np. o budynku, stanie remontu, posiadanych zaleceniach, kosztorysach lub ofertach, budżecie i decyzji, przed którą Państwo stoją); dokumenty, które nam Państwo przekazują (np. oferty, kosztorysy, plany i zdjęcia); nasze notatki z rozmów; dokumenty robocze, które dla Państwa przygotowujemy; a także oferta, umowa, faktury i płatności. Państwa dokumenty mogą zawierać również dane osób trzecich, np. nazwy i dane kontaktowe wykonawców, projektantów lub współwłaścicieli; wykorzystujemy je wyłącznie na potrzeby wsparcia.

Cel i podstawa prawna: przetwarzamy te dane w celu przygotowania i wykonania umowy o wsparcie: aby sprawdzić, czy wsparcie pasuje, przedstawić Państwu ofertę i zrealizować wsparcie. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO; w odniesieniu do faktur i danych o płatnościach także art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki przechowywania wynikające z prawa handlowego i podatkowego). Dane osób trzecich zawarte w Państwa dokumentach przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, jakim jest doradztwo na podstawie kompletnych dokumentów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Rozmowy wideo lub telefoniczne: rozmowy prowadzimy przez Google Meet lub telefonicznie; nie są one nagrywane. Dostawcą Google Meet jest Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia. Konto Google nie jest potrzebne: bez konta proszą Państwo o dołączenie za pomocą linku i podają nazwę. Podczas rozmowy wideo Google przetwarza techniczne dane połączenia (np. adres IP, urządzenie i przeglądarkę, czas i długość udziału) oraz obraz i dźwięk, dopóki kamera i mikrofon są włączone; jeśli korzystają Państwo z własnego konta Google, obowiązują dodatkowo warunki Google. Nie można wykluczyć przekazania danych do USA; Google posiada certyfikację w ramach EU-US Data Privacy Framework. Szczegóły: policies.google.com/privacy. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Analiza stanu budynku na miejscu: na początku wsparcia oglądamy budynek na miejscu. Powstają przy tym notatki i zdjęcia budynku, np. elementów budowlanych, uszkodzeń i instalacji. Wykorzystujemy je wyłącznie na potrzeby wsparcia i nie publikujemy ich bez Państwa zgody. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Wymiana dokumentów przez folder w chmurze: dokumenty i wersje robocze wymieniamy za pośrednictwem chronionego folderu w chmurze, który dla Państwa zakładamy. Korzystamy w tym celu z usługi przechowywania danych w chmurze, którą wskażemy Państwu na początku wsparcia. Usługa przechowuje pliki na nasze zlecenie na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO); dostęp do Państwa folderu mają tylko Państwo i my. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Bez przekazywania wykonawcom: Państwa dokumentów i naszych ocen nie przekazujemy wykonawcom, projektantom, producentom ani innym osobom trzecim, chyba że wyraźnie nam to Państwo zlecą.

Okres przechowywania: jeśli umowa nie zostanie zawarta, usuwamy informacje z rozmowy wstępnej i oceny dopasowania, gdy tylko przestaną być potrzebne do przygotowania umowy. Po zakończeniu wsparcia usuwamy Państwa dokumenty w folderze w chmurze, notatki i zdjęcia z analizy na miejscu oraz nasze wersje robocze, gdy tylko przestaną być potrzebne do realizacji wsparcia i jej udokumentowania, najpóźniej po upływie ustawowych okresów przechowywania. Ofertę, umowę, faktury i dane o płatnościach przechowujemy tak długo, jak wymagają tego przepisy prawa handlowego i podatkowego, a następnie je usuwamy.

Kanał pytań przez WhatsApp

Do krótkich pytań między rozmowami w ramach wsparcia „Kein Groschengrab” oferujemy kanał pytań przez WhatsApp. Korzystanie z niego jest dobrowolne: jeśli nie chcą Państwo używać WhatsApp, wystarczy napisać do nas e-mail; nie wiąże się to dla Państwa z żadnymi niedogodnościami. Dostawcą jest WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irlandia, spółka z grupy Meta.

Jakie dane: Państwa numer telefonu, nazwa profilu, treść wiadomości oraz metadane komunikacji (np. kto, kiedy i z kim pisze, a także dane urządzenia i połączenia). Treść wiadomości jest szyfrowana metodą end-to-end. Metadane WhatsApp przetwarza na własną odpowiedzialność, również do własnych celów; nie mamy na to wpływu.

Przekazywanie danych do USA: możliwe jest przekazanie danych do USA, w szczególności do Meta Platforms, Inc., która posiada certyfikację w ramach EU-US Data Privacy Framework; dodatkowo WhatsApp, według własnych informacji, opiera przekazywanie danych na standardowych klauzulach umownych. Szczegóły znajdują się w polityce prywatności WhatsApp.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy o wsparcie), o ile sami wybiorą Państwo ten kanał.

Bez dokumentów i danych wrażliwych: kanał pytań służy do krótkich pytań. Dokumentów nie wymieniamy przez WhatsApp, lecz przez folder w chmurze. Prosimy również nie przesyłać przez WhatsApp danych wrażliwych, np. danych bankowych, danych z dokumentów tożsamości ani informacji o zdrowiu.

Okres przechowywania: czaty usuwamy z naszych urządzeń po zakończeniu wsparcia, o ile nie istnieje ustawowy obowiązek przechowywania. Nie możemy usunąć tego, co jest zapisane na Państwa urządzeniu i w WhatsApp.

Utrzymywanie istniejących kontaktów (kontakt uzupełniający)

Jeśli pozostają Państwo z nami w kontakcie – ponieważ poprosili Państwo o informacje, ponieważ korespondujemy lub rozmawialiśmy, ponieważ są Państwo naszymi klientami, ponieważ wyraźnie zgodzili się Państwo na telefon od nas albo ponieważ zamówili Państwo bezpłatny poradnik i potwierdzili przy tym subskrypcję Poczty Budowlanej –, prowadzimy wewnętrzną listę, aby niezawodnie przesłać obiecane informacje i w rozsądnych odstępach czasu zapytać o dalsze kroki. Lista jest dostępna wyłącznie w panelu administracyjnym naszej platformy kursów. Nie dodajemy do niej nikogo bez takiego powodu.

Jakie dane: imię i nazwisko oraz – w zależności od formy kontaktu – adres e-mail, adres profilu LinkedIn oraz numer telefonu, ale tylko wtedy, gdy sami go Państwo podali, np. w prośbie o oddzwonienie lub w formularzu kontaktowym. Ponadto zapisujemy: powód kontaktu, kanał (np. LinkedIn, e-mail lub WhatsApp), jaki link (np. do poradnika, kursu lub rezerwacji terminu) i kiedy Państwu wysłaliśmy, formę zwracania się, status (np. „otrzymano odpowiedź” lub „brak zainteresowania”), termin kolejnego kontaktu oraz ewentualnie krótką notatkę. Treści naszych wiadomości nie zapisujemy na tej liście. Z zapytania przesłanego formularzem kontaktowym przejmujemy wyłącznie imię i nazwisko, adres e-mail oraz ewentualnie numer telefonu; sama wiadomość pozostaje zapisana przy formularzu kontaktowym i jest tam usuwana po sześciu miesiącach, jak opisano powyżej.

Źródło danych: dane pochodzą od Państwa – z naszej korespondencji, z Państwa własnego zamówienia bezpłatnego poradnika wraz z potwierdzeniem Poczty Budowlanej lub z prośby o oddzwonienie złożonej przy tej okazji (sekcja 7), z formularza kontaktowego lub z rezerwacji terminu (oba powyżej w tej sekcji) – albo, jeśli kontaktujemy się przez LinkedIn, z Państwa publicznie dostępnego profilu LinkedIn (imię i nazwisko oraz adres profilu). Jeśli nie otrzymaliśmy Państwa danych przez formularz na tej stronie, w pierwszej wiadomości wskazujemy na niniejszą politykę prywatności.

Jak docierają do Państwa wiadomości: wiadomości z tej listy Thomas Tergan pisze i wysyła osobiście – e-mailem z własnej skrzynki (sekcja 8), przez LinkedIn, przez WhatsApp lub telefonicznie, w zależności od kanału, którego Państwo z nami używają. Automatycznie wysyłane są wyłącznie e-maile na adresy, dla których potwierdzono subskrypcję Poczty Budowlanej (sekcja 7, „Osobiste e-maile w sprawie Państwa zapytania”). Jeśli piszemy przez LinkedIn lub WhatsApp, treść wiadomości przetwarzają również te serwisy: LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company, Dublin, spółka z grupy Microsoft) oraz WhatsApp (WhatsApp Ireland Limited, Dublin, spółka z grupy Meta). Oba serwisy przekazują dane także do USA; według własnych informacji opierają to na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w ramach EU-US Data Privacy Framework lub na standardowych klauzulach umownych. Szczegóły zawierają informacje o ochronie danych serwisów LinkedIn i WhatsApp. Korzystamy z tych kanałów tylko wtedy, gdy już się nimi z Państwem kontaktujemy.

Bez analizy pojedynczych kliknięć: linki w tych wiadomościach zawierają oznaczenie, które wskazuje wyłącznie kanał i tydzień kalendarzowy wysyłki (np. „li-kw39-26” dla LinkedIn w 39. tygodniu 2026 r.) – wszystkie osoby, które w tym samym tygodniu otrzymają link tym samym kanałem, mają to samo oznaczenie. Wejścia z takim oznaczeniem trafiają do liczników dziennych wyłącznie jako suma (sekcja 1). Sumy te analizujemy dopiero wtedy, gdy link z tym oznaczeniem otrzymały w danym tygodniu co najmniej trzy osoby i tydzień się zakończył, i także wtedy tylko łącznie. Samego kliknięcia w link nie przypisujemy Państwu. Jeśli za pośrednictwem takiego linku wyślą Państwo formularz (np. zamówienie poradnika lub prośbę o termin) albo coś kupią, – jak przy każdej innej wizycie – zapisywane jest źródło; w przypadku oznaczeń z naszych osobistych wiadomości skracamy tę informację najpóźniej po godzinie do „kontakt uzupełniający”, bez kanału i tygodnia. Do tego czasu pełne oznaczenie widnieje także w powiadomieniu o zapytaniu w naszej skrzynce, a przy zakupie jest przekazywane jako źródło naszemu dostawcy płatności Stripe.

Porównanie z Państwa własnymi działaniami: jeśli Państwa adres e-mail jest wpisany na listę, porównujemy go w naszej własnej bazie danych z działaniami, które podjęli Państwo sami: czy zamówili i potwierdzili Państwo poradnik lub potwierdzili newsletter, czy poprosili Państwo o termin, czy opłacili Państwo kurs lub płatną konsultację, czy napisali Państwo do nas przez formularz kontaktowy oraz czy nadal otrzymują Państwo Pocztę Budowlaną. Dzięki temu nie piszemy do Państwa równolegle do automatycznych e-maili, nie dopytujemy przed uzgodnionym terminem, nie przypominamy po zakupie i nie piszemy do Państwa osobiście po wypisaniu się z Poczty Budowlanej. Uwzględniamy działania od naszej pierwszej wiadomości do Państwa w tej sprawie albo od Państwa zapytania, prośby o oddzwonienie lub terminu (najwyżej 90 dni przed dodaniem do listy). To, czy już coś Państwo u nas kupili, sprawdzamy także wstecz, aby nie proponować klientom czegoś, co już mają. Porównanie odbywa się wyłącznie na podstawie adresu e-mail; bez wpisanego adresu nie jest przeprowadzane.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym prawnie uzasadnionym interesem jest utrzymywanie istniejących kontaktów, przesyłanie obiecanych informacji oraz unikanie zbyt częstego lub podwójnego pisania. Jeśli dzwonimy do Państwa, ponieważ Państwo o to poprosili lub wyraźnie na to pozwolili, podstawą jest Państwa zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO, § 7 ust. 2 pkt 1 niemieckiej ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (UWG); zob. „Numer telefonu” w sekcji 7). Jeśli kontakt dotyczy umowy lub jej zawarcia, dodatkowo art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Wiadomości o charakterze reklamowym wysyłamy stałym klientom wyłącznie e-mailem na adres podany przy zakupie, wyłącznie w sprawie własnych, podobnych usług i w każdej wiadomości informujemy, że mogą Państwo w każdej chwili wnieść sprzeciw bez ponoszenia innych kosztów niż koszty przesłania według taryf podstawowych (§ 7 ust. 3 UWG). W przypadku osobistych wiadomości do osób otrzymujących Pocztę Budowlaną obowiązuje następny akapit.

Jeśli otrzymują Państwo Pocztę Budowlaną: jeśli zamówili Państwo bezpłatny poradnik i potwierdzili subskrypcję Poczty Budowlanej (sekcja 7), automatycznie dodajemy Państwa do tej listy – z adresem e-mail, dobrowolnie podanym imieniem, zamówionym poradnikiem i czasem potwierdzenia, czyli z danymi z Państwa własnego zamówienia. Około 14 dni po potwierdzeniu pytamy Państwa w osobistym e-mailu, czy poradnik okazał się pomocny. Następnie mniej więcej co trzy miesiące otrzymują Państwo krótki osobisty e-mail na ten adres, dopóki otrzymują Państwo Pocztę Budowlaną – także wtedy, gdy poza tym kontaktujemy się przez LinkedIn lub WhatsApp; dotyczy to także sytuacji, w której jesteśmy już w kontakcie z innego powodu, a związane z nim dopytania zostały zakończone. Te e-maile Thomas Tergan pisze sam albo są one wysyłane automatycznie, jeśli nie napisał już do Państwa osobiście (sekcja 7, „Osobiste e-maile w sprawie Państwa zapytania”). Jeśli coś Państwo u nas kupili, nie wysyłamy już takich osobistych wiadomości; wpis pozostaje wtedy bez dalszych dopytań. Podstawą prawną jest Państwa zgoda na otrzymywanie Poczty Budowlanej „z poradami i dopasowanymi ofertami kursów i konsultacji” (art. 6 ust. 1 lit. a RODO, § 7 ust. 2 pkt 2 UWG). Przechowujemy ten wpis tak długo, jak obowiązuje Państwa zgoda. Jeśli wypiszą się Państwo z Poczty Budowlanej – za pomocą linku w każdym wydaniu lub krótką wiadomością –, usuwamy go automatycznie przy najbliższym cogodzinnym porównaniu; jeśli opiera się on dodatkowo na własnym powodzie (np. zapytaniu, rozmowie lub zakupie), nie wysyłamy już żadnych wiadomości opartych na Poczcie Budowlanej, zamykamy wpis – gdy tylko ewentualna otwarta sprawa zostanie załatwiona – i usuwamy go w terminach podanych poniżej. Jeśli chcą Państwo nadal czytać Pocztę Budowlaną, ale nie otrzymywać już osobistych wiadomości, wystarczy krótka odpowiedź.

Jak często się odzywamy: po pierwszej wiadomości kontaktujemy się ponownie w danej sprawie najwyżej dwa razy. Jeśli nie otrzymamy odpowiedzi, zamykamy wpis siedem dni po ostatniej wiadomości i nie piszemy już w tej sprawie – chyba że otrzymują Państwo Pocztę Budowlaną: wtedy wpis pozostaje, a my odzywamy się krótko e-mailem tylko mniej więcej co trzy miesiące (zob. „Jeśli otrzymują Państwo Pocztę Budowlaną”). Jeśli powiedzą Państwo, że nie są zainteresowani, w każdym przypadku zamykamy go natychmiast; wygasa wtedy również ewentualna zgoda na telefon, a przy późniejszym zamówieniu poradnika nie dodajemy Państwa ponownie w celu osobistych dopytań. Aby obowiązywało to także po usunięciu wpisu, przez trzy lata zachowujemy wyłącznie nieodwracalnie zaszyfrowaną wartość kontrolną (hash) Państwa adresu e-mail – bez imienia i nazwiska i bez adresu w postaci jawnej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO; naszym prawnie uzasadnionym interesem jest niezawodne uszanowanie Państwa życzenia).

Codzienne zestawienie: w dni robocze Thomas Tergan otrzymuje na naszą własną skrzynkę info@sustainabim.com zestawienie, u kogo danego dnia należy wykonać kolejny krok (imię i nazwisko, kolejny krok, przygotowany tekst oraz – w przypadku zapytania – treść zapytania do wglądu), a także liczbę e-maili wysłanych automatycznie od poprzedniego dnia roboczego (tylko liczbę, bez nazwisk). Ta wiadomość jest przechowywana w naszej skrzynce u dostawcy Hostinger (sekcja 8), nie jest wysyłana nikomu innemu i jest usuwana po wykorzystaniu, najpóźniej po 14 dniach.

Dowód zgody na telefon: jeśli zgodzili się Państwo na telefon od nas, zapisujemy, kiedy i w jaki sposób wyrazili Państwo zgodę (przy formularzu: czas, treść i zaszyfrowany ślad IP; w innych przypadkach datę, formę i krótko powód), wraz z imieniem i nazwiskiem, numerem telefonu oraz ewentualnie adresem e-mail. Zgodnie z § 7a UWG przechowujemy ten dowód przez pięć lat od wyrażenia zgody i od każdego jej wykorzystania – także wtedy, gdy wpis na liście zostanie wcześniej usunięty lub zgoda zostanie cofnięta (art. 6 ust. 1 lit. c RODO, art. 17 ust. 3 lit. b RODO). Następnie jest on automatycznie usuwany.

Okres przechowywania: zamknięte wpisy – np. po odpowiedzi „brak zainteresowania”, bez reakcji lub po zakupie – usuwamy automatycznie sześć miesięcy po zamknięciu. Otwarte wpisy bez dalszej aktywności usuwamy automatycznie dwanaście miesięcy po ostatniej aktywności. Jeśli Państwa wpis pozostaje, ponieważ otrzymują Państwo Pocztę Budowlaną – z krótkim e-mailem mniej więcej co trzy miesiące lub, po zakupie, bez dalszych osobistych dopytań –, te dwa terminy nie mają zastosowania: przechowujemy go tak długo, jak obowiązuje Państwa zgoda, i usuwamy lub zamykamy go po wypisaniu się, jak opisano powyżej. Dowody zgody na telefon, adnotacja po odpowiedzi „brak zainteresowania”, adnotacja blokująca i codzienne zestawienie – zob. odpowiednie akapity.

Sprzeciw i usunięcie: w każdej chwili mogą Państwo wnieść sprzeciw wobec tego przetwarzania (art. 21 RODO) i zażądać usunięcia danych (art. 17 RODO). Wystarczy krótka odpowiedź na naszą wiadomość lub nieformalny e-mail na adres info@sustainabim.com. W przypadku sprzeciwu natychmiast usuwamy Państwa wpis wraz z historią, kończymy ewentualną zgodę na telefon i – ponieważ sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego obejmuje także te działania – wypisujemy Państwa z newslettera i automatycznych serii e-maili. Aby później nie dodać Państwa ponownie przez pomyłkę, zachowujemy adnotację blokującą: nieodwracalnie zaszyfrowaną wartość kontrolną (hash) Państwa adresu e-mail, adresu LinkedIn lub numeru telefonu, bez imienia i nazwiska i bez danych w postaci jawnej, przez trzy lata (art. 17 ust. 3 lit. b i e, art. 21 ust. 3 RODO). Jeśli sami się do nas później odezwą, odpowiemy na to nowe zapytanie. Aby usunięta prośba o oddzwonienie, usunięte zapytanie lub usunięty termin nie zostały automatycznie dodane ponownie, przez maksymalnie 60 dni przechowujemy ponadto wyłącznie ich wewnętrzny numer – bez imienia i nazwiska, adresu ani innych informacji o Państwu.

Funkcja odstąpienia od umowy („Odstąp od umowy”)

Na stronie „Odstąp od umowy” mogą Państwo odstąpić od umowy zawartej z nami online, bez logowania. Przetwarzamy przy tym: imię i nazwisko, adres e-mail, umowę, od której Państwo odstępują, a także – jeśli zostały podane – numer zamówienia lub rezerwacji, datę zamówienia i dodatkowe informacje, jak również datę i godzinę wpływu oraz język strony. Dane te są zapisywane w naszej bazie danych. Na podany adres e-mail otrzymują Państwo od razu potwierdzenie otrzymania; jednocześnie do naszej skrzynki info@sustainabim.com trafia powiadomienie.

Celem jest przyjęcie i realizacja odstąpienia od umowy – łącznie ze zwrotem płatności – oraz możliwość wykazania, kiedy i jakie oświadczenie do nas wpłynęło. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO: jesteśmy prawnie zobowiązani do udostępnienia takiej funkcji odstąpienia od umowy, niezwłocznego potwierdzenia otrzymania oświadczenia i realizacji odstąpienia. W zakresie, w jakim przechowujemy dane dłużej, aby móc wykazać wpływ i realizację odstąpienia od umowy, dodatkową podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

W celu ochrony przed nadużyciami formularz zawiera niewidoczne dla Państwa pole oraz podpisany znacznik czasu. Ograniczamy też liczbę oświadczeń wysyłanych przez jednego nadawcę; w tym celu Państwa adres IP nie jest zapisywany w postaci jawnej, lecz przechowywany wyłącznie jako nieodwracalna wartość kontrolna (wartość SHA-256 utworzona przy użyciu tajnego klucza). Po upływie jednej godziny wartość ta nie jest już wykorzystywana, a następnie zostaje automatycznie usunięta. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w sprawnie działającym formularzu, chronionym przed automatycznymi nadużyciami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Na tej stronie nie są używane pliki cookie.

Dane przechowujemy tak długo, jak musimy wykazać wpływ i realizację odstąpienia od umowy: z reguły do upływu ogólnego trzyletniego terminu przedawnienia, liczonego od końca roku, w którym oświadczenie wpłynęło. Jeżeli oświadczenie należy do dokumentów, które musimy przechowywać na podstawie przepisów prawa handlowego lub podatkowego (np. jako dowód zwrotu płatności), przechowujemy je do końca obowiązującego ustawowego okresu przechowywania. Następnie są usuwane.

Funkcja wypowiedzenia umowy („Wypowiedz umowy tutaj”, § 312k BGB)

Na stronie „Wypowiedz umowy tutaj” mogą Państwo wypowiedzieć trwającą umowę z nami – np. plan ratalny do kursu wideo lub indywidualne wsparcie „Kein Groschengrab” – bez logowania (przycisk wypowiedzenia zgodnie z § 312k niemieckiego kodeksu cywilnego, BGB). Przetwarzamy przy tym: rodzaj wypowiedzenia (zwykłe lub z ważnego powodu), umowę, którą Państwo wypowiadają, imię i nazwisko, adres e-mail użyty przy rezerwacji, wskazany przez Państwa termin zakończenia umowy, a także – jeśli zostały podane – inny adres e-mail do potwierdzenia, numer rezerwacji lub faktury oraz powód wypowiedzenia lub dodatkowe informacje, jak również datę i godzinę wpływu oraz język strony. Dane te są zapisywane w naszej bazie danych u naszego dostawcy hostingu (pkt 2); e-maile wysyłamy w sposób opisany w pkt 8 w części „Systemy dystrybucji e-mail”. Na podany adres e-mail otrzymują Państwo od razu potwierdzenie otrzymania, a przez 30 dni mogą Państwo pobrać oświadczenie jako plik tekstowy za pomocą linku na stronie potwierdzenia i w e-mailu z potwierdzeniem; jednocześnie do naszej skrzynki info@sustainabim.com trafia powiadomienie.

Celem jest przyjęcie wypowiedzenia, potwierdzenie jego wpływu z datą i godziną, sprawdzenie, czy i od kiedy jest skuteczne, jego realizacja oraz możliwość wykazania, kiedy i jakie oświadczenie do nas wpłynęło. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z § 312k BGB: jesteśmy prawnie zobowiązani do udostępnienia takiego przycisku wypowiedzenia oraz do niezwłocznego potwierdzenia Państwu w formie tekstowej treści, daty i godziny wpływu wypowiedzenia oraz wskazanego przez Państwa terminu zakończenia umowy; realizacja wypowiedzenia opiera się na art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W zakresie, w jakim przechowujemy dane dłużej, aby móc wykazać wpływ i realizację wypowiedzenia, dodatkową podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

W celu ochrony przed nadużyciami formularz zawiera niewidoczne dla Państwa pole oraz podpisany znacznik czasu. Ograniczamy też liczbę oświadczeń wysyłanych przez jednego nadawcę; w tym celu Państwa adres IP nie jest zapisywany w postaci jawnej, lecz przechowywany wyłącznie jako nieodwracalna wartość kontrolna (wartość SHA-256 utworzona przy użyciu tajnego klucza). Po upływie jednej godziny wartość ta nie jest już wykorzystywana, a następnie zostaje automatycznie usunięta. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w sprawnie działającym formularzu, chronionym przed automatycznymi nadużyciami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Na tej stronie nie są używane pliki cookie.

Dane przechowujemy tak długo, jak musimy wykazać wpływ i realizację wypowiedzenia: z reguły do upływu ogólnego trzyletniego terminu przedawnienia, liczonego od końca roku, w którym umowa została zakończona lub – jeżeli wypowiedzenie nie było skuteczne – w którym wpłynęło. Jeżeli oświadczenie należy do dokumentów, które musimy przechowywać na podstawie przepisów prawa handlowego lub podatkowego, przechowujemy je do końca obowiązującego ustawowego okresu przechowywania. Następnie są usuwane.

5. Strefa kursów i konto klienta

Nasze szkolenia wideo udostępniane są poprzez osobną strefę edukacyjną pod adresem kurse.sustainabim.com. Poniższe sekcje dotyczą przetwarzania danych w jej obrębie.

Konto i mechanizm logowania

Dostęp do zakupionych materiałów wymaga posiadania konta. W tym celu przechowujemy Państwa adres e-mail, wybrane imię (wykorzystywane jedynie wtedy, gdy udzielają się Państwo na forum społeczności), datę założenia konta oraz datę ostatniego logowania.

Logowanie odbywa się bez hasła (Passwordless): na podany adres e-mail wysyłany jest 6-cyfrowy, jednorazowy kod. Kod ten przechowujemy jedynie w formie bezpiecznego, jednokierunkowego skrótu (hash SHA-256), a jego ważność wygasa automatycznie po 30 minutach. Po udanym uwierzytelnieniu kod jest niszczony. Próby nieudanych logowań są rejestrowane i limitowane, aby uniemożliwić ataki typu brute force.

Podstawą prawną tych działań jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy sprzedaży kursu).

Przetwarzanie płatności (Stripe)

Zakupy realizujemy poprzez globalnego operatora płatności Stripe. Dla klientów z Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) podmiotem realizującym jest Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irlandia.

Podczas finalizacji zamówienia są Państwo przekierowywani na zabezpieczoną bramkę płatności obsługiwaną przez Stripe. Państwa dane płatnicze – w szczególności numery kart kredytowych – są wprowadzane wyłącznie tam i w żadnym momencie nie przechodzą przez nasze serwery. Stripe, jako niezależny administrator, przetwarza Państwa dane (m.in. informacje finansowe, adres e-mail, kwotę transakcji, a w celach prewencji oszustw również adres IP i unikalne identyfikatory urządzeń).

Po udanej transakcji otrzymujemy od Stripe jedynie: unikalny identyfikator płatności, Państwa adres e-mail, nazwę zakupionego produktu, kwotę, walutę oraz status. Zapisujemy te informacje, aby automatycznie odblokować dostęp do kursu i wypełnić nasze obowiązki z zakresu księgowości oraz prawa podatkowego.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Przekazywanie danych do infrastruktury w USA nie jest wykluczone; firma Stripe posiada jednak certyfikat zgodności z EU-US Data Privacy Framework, co można zweryfikować pod adresem dataprivacyframework.gov. Pełna polityka: stripe.com/privacy.

Hosting materiałów wideo (Bunny Stream)

Wszystkie lekcje wideo strumieniowane są za pośrednictwem platformy Bunny Stream, usługi dostarczanej przez BunnyWay d.o.o., Cesta komandanta Staneta 4A, 1215 Medvode, Słowenia.

Kiedy rozpoczynają Państwo odtwarzanie filmu, odtwarzacz wideo komunikuje się z serwerami Bunny. Wymusza to przekazanie im Państwa adresu IP, parametrów technicznych przeglądarki i urządzenia oraz identyfikatora żądanego pliku wideo. Materiały dostarczane są poprzez ograniczone czasowo i podpisywane kryptograficznie tokeny adresowe, aby zapobiec ich wyciekowi poza platformę. My jako administrator strony nie otrzymujemy od firmy Bunny żadnych spersonalizowanych statystyk czy analiz odtworzeń.

Podstawą prawną tego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdyż udostępnienie Państwu zoptymalizowanych materiałów szkoleniowych jest głównym przedmiotem umowy. Dostawca ma siedzibę w Unii Europejskiej i według własnych deklaracji nie transferuje tych danych do państw trzecich. Szczegóły: bunny.net/privacy.

Śledzenie postępów w nauce

Jeśli zaznaczą Państwo daną lekcję jako "ukończoną", zapisujemy ten stan przypisany do konta, aby podczas kolejnej wizyty mogli Państwo łatwo kontynuować naukę. Nie profilujemy ani nie badamy Państwa zachowań behawioralnych – w szczególności nie mierzymy dokładnego czasu odtwarzania ani momentów porzucenia wideo. Przetwarzanie oparte jest o art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

6. Społeczność (Community)

Na platformie kursowej prowadzimy panel dyskusyjny, w którym zarejestrowani użytkownicy mogą zakładać wątki i na nie odpowiadać.

Co widzą inni uczestnicy: Przy każdym opublikowanym przez Państwa wpisie pojawia się wyłącznie imię, znacznik czasu i treść komentarza. Państwa adres e-mail jest bezwzględnie ukryty przed pozostałymi. Mają Państwo również opcję opublikowania każdego wpisu anonimowo – wówczas wyświetli się etykieta „Anonimowo”.

Co widzimy my (jako operator platformy): Nawet w trybie anonimowym powiązanie komentarza z Państwa kontem pozostaje bezpiecznie zapisane w naszej bazie danych. Jest to technicznie niezbędne, abyśmy mogli sprostać obowiązkom prawnym ciążącym na nas jako na administratorze forum (usuwanie treści niezgodnych z prawem, blokowanie trollingu i zapobieganie nadużyciom). Pojęcie „Anonimowo” odnosi się więc wyłącznie do interfejsu dla reszty społeczności, a nie do anonimowości wobec obsługi portalu. Podstawą prawną jest w tym wypadku nasz prawnie uzasadniony interes w utrzymaniu porządku i zgodności z prawem prowadzonego przez nas forum (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Dostępność: Panel dyskusyjny jest niedostępny z zewnątrz – mogą do niego wejść tylko zalogowani użytkownicy kursu. Działy specyficzne dla danego szkolenia są udostępniane wyłącznie jego kursantom. Strony te są objęte rygorystycznym zakazem indeksowania dla robotów wyszukiwarek (noindex).

Państwa wpisy: Swoje wpisy mogą Państwo w dowolnej chwili skasować samodzielnie. Z naszej strony bezwzględnie usuwamy komentarze naruszające prawo lub regulamin forum. Prosimy o niepublikowanie tam danych osobowych osób trzecich, w tym w szczególności pełnych adresów prywatnych nieruchomości. Publikacja opiera się o zawartą z nami umowę użytkowania konta (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Komentarze są przetrzymywane w systemie do momentu ich usunięcia przez Państwa, zamknięcia konta klienta lub usunięcia administracyjnego. Aby chronić infrastrukturę, stosujemy techniczne limity określające maksymalną liczbę publikacji w skali godziny.

7. Newsletter i bezpłatne materiały edukacyjne

Na naszej stronie mogą Państwo zamówić autorski newsletter („Poczta Budowlana”) oraz bezpłatne dokumenty PDF (listy kontrolne, wytyczne). Oba procesy obsługiwane są za pomocą tego samego mechanizmu opt-in.

Rejestracja z podwójnym potwierdzeniem (Double Opt-In)

Po przesłaniu formularza, w pierwszej kolejności na podany adres wędruje e-mail weryfikacyjny z linkiem. Dopiero w momencie celowego kliknięcia w link, dopisujemy Państwa do listy dystrybucyjnej i udzielamy dostępu do pliku. Bez tego zatwierdzenia proces wygasa i niczego Państwu nie wysyłamy. Dzięki temu mamy gwarancję, że nikt nie dopisze do bazy przypadkowego czy cudzego adresu.

W procesie tym zapisujemy: Państwa e-mail, dobrowolnie podane imię, źródło pozyskania (który z formularzy użyto), datę i czas rejestracji oraz autoryzacji, jak i powiązane adresy IP (te ostatnie logowane są wyłącznie w formie nienaruszalnego skrótu kryptograficznego hash). Ten hash to tylko cyfrowy dowód dla ewentualnych kontroli – technicznie nie da się z niego odtworzyć źródłowego IP.

Podstawą prawną jest Państwa wyraźna zgoda, w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz właściwe przepisy krajowe dot. telekomunikacji (w DE: § 7 ust. 2 pkt 2 UWG). Dane uwierzytelniające przechowujemy dla wykazania zgodności z prawem procesu zbierania zgód, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

W celu ochrony przed nadużyciami – np. gdy ktoś obcy wpisuje cudze adresy – formularze zawierają niewidoczne dla Państwa pole oraz podpisany znacznik czasu (bez plików cookie), a liczbę zgłoszeń ograniczamy na nadawcę, na adres i łącznie. Na potrzeby limitu na nadawcę Państwa adres IP nie jest zapisywany w postaci jawnej, lecz przechowywany przez maksymalnie godzinę wyłącznie jako nieodwracalna wartość kontrolna (wartość SHA-256 utworzona przy użyciu tajnego klucza); na potrzeby pozostałych limitów przez maksymalnie 25 godzin odnotowujemy, kiedy i do którego zgłoszenia wysłano e-mail. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w formularzach chronionych przed automatycznymi nadużyciami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Wypisanie się z listy (Rezygnacja)

Mają Państwo pełne prawo zrezygnować z subskrypcji w dowolnym momencie. W stopce każdego newslettera widnieje czytelny link wypisu (Unsubscribe) – proces wymaga tylko jednego kliknięcia, nie potrzebują Państwo loginu ani haseł. Opcjonalnie można nas o tym powiadomić wysyłając e-mail pod info@sustainabim.com. Z chwilą wypisu kończymy wysyłkę. Państwa adres zostaje przeniesiony na tzw. czarną listę (blocklist), po to byśmy przypadkowo nie wysłali do Państwa nowej kampanii. Zostanie z niej permanentnie wymazany po upływie ustawowych okresów przedawnień roszczeń.

Analiza skuteczności / Śledzenie konwersji

Nasze biuletyny mogą zawierać tzw. piksele śledzące – miniaturową grafikę pobieraną z serwera w momencie odczytania wiadomości. Również linki osadzone w treści prowadzą przez wewnętrzny mechanizm przekierowań serwera. To pozwala nam zobaczyć, czy dana kampania została otwarta i który z umieszczonych odnośników wzbudził zainteresowanie. Korelujemy te dane z konkretnym subskrybentem wyłącznie po to, by sprawdzić, jakie tematy inżynierskie rezonują u naszych czytelników. Linki służące do wypisu z bazy oraz linki prawne (Impressum, Polityka) nie są w ten sposób monitorowane.

Podstawą tego działania jest zgoda wyrażona w momencie zapisu (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz regulacje dot. usług cyfrowych, np. TDDDG). Cofnięcie zgody skutkuje również natychmiastowym przerwaniem śledzenia aktywności. Danych tych nigdy nie odsprzedajemy osobom trzecim, a cały profil użytkownika bazuje jedynie na odczytach otwarcia/kliknięcia.

Dostęp do materiałów bezpłatnych

Zamawiając listę kontrolną lub schemat w formie dokumentu PDF, dołączamy do bazy znacznik informujący o tym, po który konkretnie plik Państwo sięgnęli, o jakiej godzinie, oraz wskaźnik jego faktycznego pobrania. Bezpieczne odnośniki dostarczane są jako unikalne URL-e zabezpieczone sygnaturą. Podstawa to art. 6 ust. 1 lit. b RODO na dostarczenie zamówionego darmowego produktu w połączeniu z chęcią dopisania do newslettera.

Zarówno wysyłka plików, jak i kampanii e-mail, dystrybuowana jest za pośrednictwem serwerów pocztowych (SMTP) powiązanych z naszym serwerem u firmy Hostinger. Nie oddelegowaliśmy tego procesu potężnym masowym platformom marketingowym z zewnątrz; Państwa dane nie opuszczają zamkniętego środowiska Sustainabim.

Numer telefonu (opcjonalny lejek kontaktowy)

Pobierając bezpłatne szablony, udostępniamy na stronie w pełni opcjonalne pole z numerem telefonu. Rejestrujemy go wyłącznie pod warunkiem wyraźnego zakreślenia dodatkowego okienka akceptacji (check-boxa), na mocy którego zgadzają się Państwo, byśmy to my zainicjowali kontakt telefoniczny w celu bezpłatnej, inżynierskiej dyskusji nad Państwa obiektem budowlanym. Towarzyszą mu dokładne dane metryczne (czas, treść check-boxa, hash adresu IP). Ta informacja absolutnie nie wychodzi poza mury naszego biura.

Decyzja ta bazuje na zgodzie konsumenta (art. 6 ust. 1 lit. a RODO i np. niemieckie przepisy o nieuczciwej konkurencji). Rezygnację z niej załatwia krótki mail na info@sustainabim.com lub bezpośrednie oświadczenie w trakcie wspomnianej rozmowy. Wypisanie się z mailowego Newslettera nie usuwa automatycznie zgody na tzw. cold-calling, jeśli została ona świadomie udzielona – jedno połączone żądanie mailowe rozwiązuje ten problem natychmiastowo. Przepisy prawne wymuszają jednak archiwizację samej zgody przez 5 lat, jako dowodu ewentualnej kontroli przed UOKiK czy jego odpowiednikami.

Osobiste e-maile w sprawie Państwa zapytania

Na podstawie Państwa zgody na otrzymywanie Poczty Budowlanej wysyłamy Państwu ponadto pojedyncze osobiste e-maile w odpowiednim momencie – np. mniej więcej dzień po prośbie o oddzwonienie, jeśli do tego czasu nie udało nam się z Państwem połączyć, po nieudanej próbie połączenia, około dwóch tygodni po zamówieniu poradnika, po rozmowie lub kilka dni po naszej odpowiedzi na Państwa zapytanie; ponadto wskazówkę dotyczącą poradnika, kursu lub bezpłatnej rozmowy wstępnej wraz z najwyżej dwoma przypomnieniami w tej sprawie, a następnie mniej więcej co trzy miesiące krótką wiadomość. Nasz system wysyła je automatycznie, jeśli Thomas Tergan nie napisał już do Państwa osobiście – wyłącznie od poniedziałku do piątku (nie w dni świąteczne) w godzinach 8–18, najwyżej jeden taki e-mail w ciągu 20 godzin i tylko dopóty, dopóki subskrypcja Poczty Budowlanej jest potwierdzona i nie została anulowana; sprawdzamy to w chwili wysyłki. Państwa odpowiedź trafia bezpośrednio do Thomasa Tergana. Wykorzystujemy do tego dane z Państwa zgłoszenia: adres e-mail, dobrowolnie podane lub zapisane na naszej liście kontaktów imię, zamówiony poradnik, prośbę o oddzwonienie oraz ewentualnie datę spotkania (zob. „Utrzymywanie istniejących kontaktów” w sekcji 4). Nie prowadzimy analizy w odniesieniu do poszczególnych osób: te e-maile nie zawierają piksela śledzącego ani przekierowania przez nasz serwer, a ich linki zawierają jedynie oznaczenie tygodnia wysyłki. Wysyłkę odnotowujemy w historii Państwa wpisu oraz w wewnętrznym dzienniku, który usuwamy po 60 dniach. W każdej chwili mogą Państwo wypisać się za pomocą linku w każdym z tych e-maili; kończy to również te wiadomości. Podstawą prawną jest Państwa zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO, § 7 ust. 2 pkt 2 UWG).

8. Usługi zintegrowane

Moduł mapy (OpenStreetMap)

W dziale "Kontakt" wyświetlamy wizualizację mapy dostarczoną za pośrednictwem OpenStreetMap Foundation (OSMF), z siedzibą w St John's Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Wielka Brytania.

Aplikacja mapowa domyślnie nigdy nie ładuje się automatycznie i jest domyślnie zablokowana. Wyświetlamy statyczny element zastępczy; połączenie szyfrowane z serwerami OSMF nawiązywane jest dopiero w momencie Państwa bezpośredniego, świadomego kliknięcia. Dopiero ten proces wyzwala protokołowanie adresu IP u zewnętrznego usługodawcy.

Zabieg ten uwarunkowany jest Państwa interaktywną zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO, § 25 ust. 1 TDDDG), która cofa się samoistnie z każdym odświeżeniem okna przeglądarki, gdy skrypt zablokuje mapę od nowa. Wielka Brytania dysponuje oficjalną Decyzją Wykonawczą Komisji Europejskiej gwarantującą równoważny poziom ochrony danych. Polityka OpenStreetMap: osmfoundation.org.

Kroje czcionek i typografia

Cały portal kompilowany jest przy użyciu otwartych krojów „Geist” oraz „Public Sans”. Są one osadzone twardo i renderowane wyłącznie ze struktur naszego serwera domeny głównej. Uniknęliśmy popularnych interfejsów typu Google Fonts, chroniąc Państwa IP przed ekspozycją na zewnętrzne analizy zlokalizowane chociażby w USA.

Systemy dystrybucji e-mail

Cała poczta wychodząca inicjowana automatycznie przez stronę weryfikacji tożsamości, narzędzia umawiania spotkań z inżynierem oraz sam obszar panelu VOD wysyłana jest uwierzytelnioną ścieżką Hostinger. Biuletyn („Poczta Budowlana” opisana w pkt. 7) również rozsyłany jest używając wyłącznie tego protokołu pocztowego. Konsekwentnie minimalizujemy rozpraszanie baz danych po różnorodnych gigantach e-mail marketingu.

9. Aktualność niniejszej polityki prywatności

Wersja polskojęzyczna regulaminu odzwierciedla zakres funkcjonalny wdrożony oficjalnie według stanu na 5 października 2026 roku. Każda aktualizacja infrastruktury sieciowej pociągnie za sobą sprawną i czytelną nowelizację tego dokumentu.